Elektronische CMR: tijd- en geldwinst

 08/02/2017  Claude Yvens  Fleet Management, Nieuwsbrief
Elektronische CMR: tijd- en geldwinst

Met een beetje vertraging ten opzichte van Nederland, is ook België van start gegaan met een pilootproject voor een evaluatie van de werking van de elektronische vrachtbrief. De digitalisering van transportgerelateerde documenten kan transportondernemingen potentieel helpen om de kosten te drukken.

“Ik ben gelukkig dat u voor deze gelegenheid massaal aanwezig bent. Niet om alles te weten te komen over een nieuwe heffing, maar om te vernemen hoe u geld kan sparen.” Dit was de openingszin van Lode Verkinderen, secretaris-generaal van Transport en Logistiek Vlaanderen, tijdens het lanceringsevent van de elektronische CMR. Dit event, een organisatie van TLV en Pionira, vond plaats in Zwijnaarde op 28 september. Het is overigens niet het enige project dat reeds erkend werd door de FOD Mobiliteit en Vervoer. Maar laat ons in eerste instantie terugblikken op de beginjaren…

Een papierberg van 60 jaar

Het CMR-verdrag dateert van 1956. Verladers, klanten en transportondernemingen zijn dus al meer dan 60 jaar in de weer met het invullen en valideren van de rode, groene of blauwe doordruk van de vrachtbrief, om deze gegevens vervolgens om te zetten naar hun eigen beheersystemen. Sedert de Vervoerswet van 1999, is het CMR-verdrag ook van toepassing op het nationaal vervoer.

In februari van 2008 heeft de Economische Commissie voor Europa van de Verenigde Naties een ‘Aanvullend Protocol bij het CMR-verdrag’ aangenomen die het mogelijk maakt om de vrachtbrief ook via een elektronische drager op te stellen. België was één van de eerste landen om dit nieuwe protocol te tekenen, maar toch was het wachten tot 10 april van dit jaar om het Koninklijk Besluit m.b.t. het zogenaamde E-protocol te zien verschijnen.

Er bestaan nu reeds verschillende systemen om vrachtbrieven vanuit een TMS of ERP in semi-automatische vorm op te stellen. Het pilootproject dat onlangs werd opgestart in ons land is van een geheel andere orde. Hier gaat het over een digitaal document die het gehele proces van de supply chain doorloopt (opstellen van de CMR, facturatie, het aanbrengen van voorbehoud en eventuele klachten), met inbegrip van een geldige ondertekening van het document.

Elektronische handtekening

Iedereen die ooit al eens een pakje ontving van een koeriersbedrijf, zal onmiddellijk de link leggen met de toestellen die de chauffeurs gebruiken. Hier volstaat het om met één of andere (digi)pen op een touchscreen te tekenen. De handtekening moet echter volledig onder controle blijven van de persoon die tekent, en een handtekening plaatsen op een toestel waar men geen controle over heeft, heeft bijgevolg geen juridisch karakter. In het kader van het pilootproject heeft de FOD de ontwikkelaars een specifieke opdracht meegegeven. Ze krijgen 9 maanden tijd (te rekenen vanaf 1 mei 2016) om hun dossier in te dienen en te bewijzen dat ‘hun’ elektronische CMR voldoet aan het CMR-verdrag (dat sinds 1956 nog niet veranderd is). De elektronische vrachtbrief moet met name op elk moment en bij elke controle kunnen voorgelegd worden en gekoppeld worden aan een geldige handtekening.

 

Pionira heeft een applicatie ontwikkeld, waarbij voor elke CMR een QR-code en/of unieke PIN-code wordt aangemaakt. De elektronische handtekening wordt uitgevoerd door de QR-Code met om het even welke Android smartphone of tablet in te scannen. De datastroom verloopt via een beveiligde ‘cloud’-omgeving bij Pionira, waar eveneens de archivering plaatsvindt (de documenten moeten gedurende zeven jaar worden bijgehouden).

Ook Transfollow werkt op basis van een unieke QR-Code (die overigens ook door Value Engineers wordt gebruikt). “In de praktijk stellen we vast dat de klanten de toepassing op verschillende manieren gebruiken”, zegt Hans Togtema van Value Engineers. In het magazijn wordt Transfollow gebruikt om de CMR op te stellen. De verlader en de chauffeur tekenen af met de QR-Code. Van zodra de goederen op hun bestemming zijn, zal de klant de ontvangst van de goederen bevestigen via ‘sign on glass’” (NVDR: daar moet Transfollow nog aan sleutelen). Bij Transport IT wordt gebruik gemaakt van een unieke PIN-code tijdens het gehele proces.

Een elektronische vrachtbrief wordt pas echt interessant van zodra het document automatisch kan gekoppeld worden aan een Transport Management System. Nagenoeg alle gegevens m.b.t. de vervoerder, de verlader, de bestemmeling, de aard van de goederen en de paklijsten zijn reeds beschikbaar, waardoor ze niet meer bewerkt moeten worden. Op het moment dat men beslist om met een eCMR-leverancier in zee te gaan, is het belangrijk om na te gaan in welke mate de software kan ‘praten’ met het TMS, maar ook met alle andere softwaretoepassingen die deel uitmaken van de transportketen. Het is namelijk de enige manier waarop de eCMR echt tijdwinst kan opleveren voor de transportondernemingen.

Aangezien er reeds verschillende leveranciers erkend zijn door de FOD, was er een risico dat de communicatie tussen de verschillende eCMR-toepassingen niet mogelijk zou zijn. Dit risico is echter zo goed als uitgesloten: de besprekingen tussen Transfollow, Pionira en Value Engineers (zo wordt ons toch gezegd) zijn reeds volop bezig met het oog op een integratie van de verschillende gegevens.

Elke leverancier van de digitale vrachtbrief heeft zo zijn eigen specifieke troeven. Suivo beschikt over een optie voor de teruggave van palletten en rolcontainers, terwijl de chauffeur de afgelegde kilometers, de wachturen en de laad- en lostijden kan ingeven.

Transport IT (die reeds een halfautomatisch beheer van de CMR mogelijk maakt met de Plan & Ride-software) legt de nadruk op de gebruiksvriendelijkheid van zijn systeem (met behoud van de kleuren die de gebruikers gewoon zijn), het gemak waarmee het voorbehoud kan worden aangebracht en het feit dat een 2G-verbinding volstaat (daar waar anderen op 3G terugvallen).

Een winst van 40%

Men gaat er over het algemeen vanuit dat een personeelslid 30 CMR’s per dag kan verwerken. Dit komt neer op zo’n 5.000 vrachtbrieven per jaar. Rudy Balcaen (COO van Eutraco) heeft reeds getest met de betaversie (DigiCMR) van het Pionira-systeem (zonder elektronische handtekening): “Om een CMR aan te maken, volstaat het om op een knop te drukken. Op dat moment wordt de CMR bij ons, bij de klant of bij de bestemmeling afgedrukt, inclusief de algemene voorwaarden op de achterzijde. Alles is perfect leesbaar, met inbegrip van de operaties rond de uitwisseling van palletten. Bijna al onze voertuigen zijn met scanners uitgerust en als alles draait zoals het hoort, hebben onze klanten toegang tot alle gegevens via de cloud. Wij behandelen 800 tot 900 CMR’s per dag en met de betaversie alleen al spaarden we 40% tijd uit. Van zodra het systeem volledig operationeel is, kunnen we twee bestaande werknemers een iets productievere taak geven.”

De eCMR zal hoe dan ook het risico op een verkeerde invoer van gegevens verminderen, waardoor de gebruiker sneller zal kunnen factureren. Filip Melis, gespecialiseerd advocaat, ziet nog een ander doorslaggevend voordeel van de eCMR: “De CMR kan als bewijslast worden aangevoerd. De transportsector is dermate geëvolueerd dat CMR’s volstaan met vaak onleesbare opmerkingen in de meest uiteenlopende talen. Bij gebruik van een elektronische vrachtbrief is alvast de leesbaarheid verzekerd en de opvolging van voorbehouden en klachten zal een stuk vlotter verlopen.”

Maar dat is nog niet alles. De opvolging van een voorbehoud zal niet alleen gemakkelijker zijn (wat het geval is bij alle reeds erkende systemen), maar dankzij de mogelijkheid om foto’s toe te voegen aan de eCMR (waaronder bijvoorbeeld beschadigde verpakkingen), zullen eventuele klachten sneller kunnen uitgeklaard worden.

Een nieuw ecosysteem

Het is opmerkelijk om vast te stellen dat de drie beroepsorganisaties zich op de markt van de elektronische vrachtbrief hebben gegooid. TLV met Pionira, UPTR met Transport IT en Febetra die overweegt om zich in België aan te sluiten bij het raamakkoord tussen Transfollow en de IRU (waar Febetra lid van is). In afwachting van andere spelers, is Suivo momenteel de enige ‘onafhankelijke’ leverancier… De transportfederaties zien de digitale vrachtbrief als een manier om de transportondernemers in een leidinggevende positie te duwen. “Het is de vervoerder die het grootste deel van het werk opknapt en het is aan hem om het juiste ‘document’ voor te leggen tijdens een controle. Het is dan ook logisch dat de transporteur de software gebruikt en de transportbewegingen beheert. De verladers en de klanten zijn niet meer dan gebruikers van de software. Zij kunnen het transport opvolgen, maar moeten zich niet abonneren op het systeem”, aldus Alain Adriaens (Transport IT). “Het kan niet zijn dat een (andere) operator binnen het logistieke proces zijn software opdringt”, voegt Michael Reul van UPTR eraan toe.

Er komt hoe dan ook een nieuw tijdperk op ons af, waar efficiëntie het motto wordt. Het zou dan ook niet meer dan normaal zijn dat de pioniers beloond zouden worden…

Voorlopig alleen in België…

Het pilootproject van de FOD Mobiliteit en Vervoer wordt voorlopig alleen in België uitgevoerd. Er moeten echter geen aardverschuivingen gebeuren om de elektronische vrachtbrief ook in het grensoverschrijdend vervoer te kunnen gebruiken. In het ‘Aanvullend Protocol bij het CMR-verdrag’ van 2008, lezen we dat het volstaat dat twee buurlanden (zoals het geval met België en Nederland) het protocol hebben ondertekend. Bovendien moet het gebruikte document ook voldoen aan de voorschriften in het protocol. In de Benelux zijn de gesprekken reeds opgestart, en de eerste ministers van de drie betrokken landen hebben een gemeenschappelijke verklaring ondertekend om de overgang naar digitaal een duw in de rug te geven. Op politiek vlak zijn er dus totaal geen belemmeringen. Het is nu vooral een kwestie dat ook de administraties, waaronder de FOD Mobiliteit en Vervoer in ons land, het pad effenen om de elektronische CMR daadwerkelijk toe te laten in de Benelux.

En buiten de Benelux?

Frankrijk en Duitsland waren aanvankelijk niet wild van de elektronische vrachtbrief, maar beide landen hebben hun positie ondertussen bijgestuurd. Naast Frankrijk en Duitsland, zijn Spanje en (vooral) Denemarken een vurige voorstander van de eCMR. We mogen er dus vanuit gaan dat de elektronische vrachtbrief geleidelijk aan ingang zal vinden in Europa.

De kost van een CMR

Verwerking in minuten Kost
Opmaak
Printen CMR 1 0,3
Verspreiden 3 0,93
Gebruik
Aftekenen bij laden 0 0
Aftekenen bij lossen 5 1,54
Opbergen
Opzoeken bij navraag 1 0,15 0,04
Status zending ophogen 3 0,93
Archiveren 3 0,93
Bewijs aflevering meesturen 2 5 0,54
TOTAAL 6,21
1 : 15 min. In 1 % van de gevallen
2 : 5 min. In 20 % van de gevallen

Lees alles over Suivo in onze Transport & Van In Belgium directory!

Ontvangt u onze wekelijkse nieuwsbrief nog niet? Schrijf je dan hier in!