De betalingstermijnen inkorten : een kwestie van gezond verstand

 11/10/2016  Claude Yvens  Expertise Center, Economie
De betalingstermijnen inkorten : een kwestie van gezond verstand

De komst van de kilometerheffing is nog een extra dobber voor een situatie die al meer dan tien jaar achteruit gaat: transporteurs kampen met te lange betaaltermijnen. Toch is het mogelijk om die vicieuze cirkel op het niveau van elke onderneming te doorbreken.

Het betaalgedrag van de Belgische wegtransporteurs gaat de goede richting uit. Volgens Graydon is het percentage van tijdig betaalde facturen tussen 2011 en 2016 gestegen van 59 naar 68 procent. Er blijft weliswaar nog een categorie van wanbetalers (9 procent van de facturen wordt meer dan negentig dagen na de vervaldatum betaald) maar dat percentage stemt relatief goed overeen met het percentage ‘cowboys’ dat komt en weer gaat in de transportsector. De prestaties van de transporteurs zelf worden echter veel minder stipt betaald …

Het verschil in de betaaltermijnen die transporteurs toestaan en de betaaltermijnen die ze zelf moeten respecteren, blijft stijgen. Tussen 2005 en 2015 hebben de transporteurs getracht om de betaaltermijnen met vijf dagen in te korten (van 47 naar 42 dagen) maar tegelijk zijn de reële termijnen gestegen van 49 naar 56 dagen. Tussen droom en realiteit zit dus een verschil van twee weken. Dat is meer dan het Belgische gemiddelde (12,5 dagen). En dat zijn slechts gemiddelden … die je op zijn minst moet wegen.

De sector van de openbare werken staat bekend om zijn betaaltermijnen die kunnen oplopen tot 90 en zelfs 120 dagen. Maar aangezien ze worden gedekt door de overheid, is er voldoende zekerheid over de daadwerkelijke betaling. Deze virtuele ‘triple A’ wordt trouwens bijzonder goed opgevolgd door de banken.

In de onderhandelingsfase

Wel onrustwekkend is dat het betaaluitstel niet noodzakelijk te wijten is aan een moeilijke financiële situaties bij de klanten. Geschat wordt dat een vertraging van meer dan zestig dagen het risico op wanbetaling verelfvoudigt! In het wegtransport vormen dergelijke gevallen niet de meerderheid van de geschillen. En het is aan de transporteur om zich harder op te stellen, legt Raphael Cabolet, Partner van Intraco Consulting, uit: “De betaaltermijnen inkorten begint bij de verkoopvoorwaarden. Er is vaak een machtsverschil tussen de transporteur en zijn klant maar de transporteur kan steeds proberen om de betaaltermijnen te beïnvloeden. Als je in plaats van 1,50 euro/km na negentig dagen 1,49 euro na dertig dagen krijgt, neemt de drukt op de liquide middelen aanzienlijk af.” Om dat soort van onderhandelingen tot een goed einde te brengen, moet je natuurlijk een heel nauwkeurig beeld van je cash-flow hebben, en niet alleen van de rentabiliteit.

Hoewel een termijn van dertig dagen de norm lijkt, is het mogelijk om onder die drempel te blijven. Raphael Cabolet: “Dat is mogelijk bij een langlopende relatie maar de betaaltermijnen maken – net als de prijzen – deel uit van de commerciële onderhandelingen. “Cabolet raadt ook aan om in te werken op de psychologie van de boekhouder. “Als je de exacte vervaldatum vermeldt in plaats van ‘contante betaling’ of betaling op ‘dertig dagen einde maand’, lok je de boekhouder uit zijn comfortzone. De ervaring heeft uitgewezen dat dit de betaaltermijnen inkort!”

Nog een tip van Intraco voor de onderhandelingsfase: koppel de betaaltermijnen aan het behalen van een prestatie-indicator. “Als de transporteur erin slaagt om een cruciale KPI voor de klant te verbeteren, moet die vooruitgang zich vertalen in een win-winsituatie. Het is dan aan de commerciële medewerker om een voorstel te doen en de inkorting van de betaaltermijnen kan ook voor hem een bijkomende doelstelling zijn.

Wat eveneens helpt, is het inkorten van de facturatietermijn. Te veel transporteurs wachten nog tot het einde van de maand. “Als de chauffeurs over een eenvoudige smartphone beschikken, kunnen ze het facturatieproces bijna in realtime starten, zonder te wachten tot de chauffeur terug binnenrijdt,” aldus R. Cabolet.

Bij problemen

Eens de betaaltermijnen vastliggen, moeten ze natuurlijk nog nageleefd worden. “Het kost niets om via e-mail een herinnering te versturen voor facturen die op vervaldag komen,” gaat Raphael Cabolet voort. “De dag nadat de termijn is verstreken, reageert u, zij het wel progressief: een eerste normale herinnering, vervolgens een tweede twee weken later en een aangetekende brief na dertig dagen. Onderschat ook de impact van de fax niet. Een fax kan worden afgedrukt door een collega en worden gelezen door een andere collega die zijn kopieën aan de printer ophaalt … Geen enkele boekhouder wil dat het personeel denkt dat de onderneming wel eens als een wanbetaler beschouwd zou kunnen worden.”

En dan is er nog factoring: dit bestaat erin om vorderingen over te dragen aan derden, die de vordering betalen en ze (met intresten) recupereren bij de klant. Dat voorschot is echter niet altijd zonder risico’s … “Factoringbedrijven garanderen u niet zomaar dat u door uw ‘slechte’ klanten wordt betaald. Ze zullen proberen om beslag te leggen op uw portefeuille om de eigen risico’s te drukken,” verduidelijkt Raphael Cabolet. “En vergeet niet dat u uw klant nog steeds zal moeten aanmoedigen om te betalen. Anders betaalt u zelf nalatigheidsintresten aan tarieven die dicht aanleunen bij wat uw bank aanrekent voor een kaskrediet.” Factoring is dus geen wapen om op korte termijn te gebruiken.

1 maand = 1 vrachtwagen!

 Per schijf van 2 miljoen euro omzet
Liquiditeiten beschikbaar bij daling tot 30 dagen effectief: 100.000 euro
100.000 euro = 1 vrachtwagen !

 

De tien geboden 

  • Meet behalve de rentabiliteitsparameters ook de liquide middelen in realtime.
  • Leg 30 dagen (indien mogelijk) op als standaard betaaltermijn.
  • Onderhandel de betaaltermijn samen met de prijs.
  • Koppel de reductie van de betaaltermijn aan een te behalen KPI.
  • Koppel de beloning van de commerciëlen (ook) aan de betaaltermijnen.
  • Factureer in realtime, niet op het einde van de maand.
  • Vermeld een grensdatum eerder dan de notie ‘contact’ of ’30 dagen einde maand’.
  • Reageer onmiddellijk (D+1) bij vertragingen.
  • Verstuur aanmaningen per fax.
  • Wees voorzichtig met factoring.

Lees alles over Intraco Consulting in onze Transport & Van In Belgium directory!

Ontvangt u onze wekelijkse nieuwsbrief nog niet? Schrijf je dan hier in!