Cartes service: elles récupèrent vos taxes (+ tableau comparatif de toutes les cartes service)

 09/12/2014  Claude Yvens  Expertise Center
Cartes service: elles récupèrent vos taxes (+ tableau comparatif de toutes les cartes service)

Récupérer la TVA ou la taxe sur les produits pétroliers constitue un apport financier non-négligeable. Mais la tâche administrative peut se révéler complexe. Nous nous penchons sur le service qu’offrent les cartes carburant.

La TVA payée à l’étranger (pays de l’Union européenne) est récupérable pour toute entreprise n’ayant pas d’établissement fixe dans le pays où elle souhaite obtenir un remboursement. De même, toutes les sociétés de transport belges peuvent demander le remboursement complet ou partiel de la taxe sur les produits pétroliers acquittée dans des pays tels que la France (l’ex-TIPP), la Slovénie, l’Italie, l’Espagne, la Roumanie ou la Hongrie. Ces récupérations constituent un apport financier non-négligeable pour l’entreprise.11
Le transporteur peut récupérer ces coûts seul. Légalement, il n’a besoin d’aucun intermédiaire. Néanmoins, le canevas à respecter varie d’un pays à l’autre. Entre textes de lois, directives et règlements, la tâche administrative peut se révéler importante et complexe. Plus les pays où des frais professionnels ont été engagés sont nombreux et les missions à l’étranger récurrentes, plus les démarches de récupération sont multiples et répétitives.
De nombreuses cartes carburant/service englobent, dans leur offre, un service de récupération de TVA/taxe sur les produits pétroliers. Ce service est payant (via une commission ou un retrait de frais de dossier, parfois il est déjà compris dans le prix de la carte) mais peut se révéler avantageux pour un transporteur. Comment procèdent les cartes ?
Récupération de la TVA
La plupart du temps, les cartes délèguent la gestion des récupérations de TVA à un partenaire : Remobis (DKV), FDE (euroshell), BHI (IDS), NTS (Total Eurotrafic), UPTR (LogPay), Nikosax (UTA et MercedesService Card Full Service), etc.
Les documents à fournir
Les cartes ont toutes besoin des mêmes documents pour entamer la procédure : une procuration par pays concerné et les factures originales (dépenses effectuées avec la carte et/ou de fournisseurs tiers selon la carte).
Leur partenaire gère ensuite toutes les tâches administratives : il contrôle les justificatifs, remplit les demandes de remboursement par pays et les envoie aux administrations fiscales européennes concernées. Il assure le suivi, vérifie que les montants sont remboursés et que les sommes sont exactes. Si nécessaire, il engage une procédure de contestation.

Délais de remboursement
Les cartes proposent plusieurs moyens de remboursement, avec des délais plus ou moins rapides. Voici les deux principaux :

  • La carte paie directement la TVA pour le transporteur (service souvent payant): ce dernier reçoit ses factures sans TVA ou le montant de la TVA lui est versé sur son compte selon le timing de remboursement sélectionné
  • Le montant est reversé au transporteur lorsque les autorités compétentes ont effectivement viré le montant dû. Les délais de remboursement diffèrent selon les pays et selon les cartes mais ils sont régis par une directive européenne. S’ils dépassent 4 mois après la date d’introduction de la demande, les pays sont tenus de payer des intérêts de retard
    Dans ce second cas, les délais dépendent aussi de la date d’introduction de la demande de remboursement. Selon les cartes, les demandes peuvent être envoyées par trimestre, semestre ou année, en fonction du montant de la TVA. Les services fiscaux étrangers imposent eux un montant minimum, généralement de 50 EUR pour une demande annuelle et de 400 EUR pour une trimestrielle.

Visibilité
Plusieurs cartes (dont DKV, IDS et euroShell) donnent à leurs clients un accès permanent et personnel à toutes leurs données par pays de manière à ce qu’ils puissent connaître l’état d’avancement de leurs déclarations. D’autres envoient aussi ou exclusivement, par courrier papier ou mail, des rapports globaux par pays (dont euroShell et cartes Eurotrafic de Total).
Rayon d’action
La plupart des cartes qui proposent ce service récupèrent la TVA dans tous les pays de l’Union européenne.
Récupération de la taxe sur les produits pétroliers
Comme pour la récupération de la TVA, les cartes ont besoin de documents pour démarrer des procédures de remboursement des taxes sur les PP. Parmi ceux-ci : un listing des véhicules dont l’entreprise de transport est propriétaire ou titulaire via un contrat de leasing ou de location de plus de deux ans, une copie des certificats d’immatriculation des véhicules concernés, une copie de leurs fiches techniques délivrées par le constructeur et une copie des factures attestant les approvisionnements effectués dans un des pays concernés par ce type de remboursement.
Selon les cartes, les demandes de remboursement peuvent être mensuelles, trimestrielles, semestrielles ou annuelles. La carte et/ou son partenaire gère(nt) ensuite toutes les tâches administratives et introdui(sen)t les demandes de remboursement par pays. Attention toutefois : les cartes doivent elles-mêmes se soustraire à la périodicité imposée par les autorités douanières de chaque pays. Pour la France, par exemple, le Code des Douanes impose que les demandes soient introduites par semestre.
Délais de remboursement
Les délais de remboursement diffèrent par pays et peuvent s’étendre de 20 jours ouvrables (délai annoncé par LogPay et son partenaire l’UPTR pour la récupération Diesel professionnel en Belgique) à 2 ans (délai annoncé par IDS pour récupérer la taxe sur les PP en Italie). Mais souvent, c’est une question de mois. Les différences de délai entre pays sont grandes : IDS annonce 2 ans pour l’Italie et entre 4 et 5 mois pour l’Espagne. Ce délai dépend des services de douanes du pays concerné.
Rayon d’action
Selon les cartes, le remboursement de la taxe sur les PP est proposé pour plus ou moins de pays. La Belgique, la France, l’Italie, l’Espagne et la Slovénie sont présents chez la plupart des cartes proposant ce service (DKV, euroShell, IDS, Total Eurotrafic, UTA…) Mais plusieurs de ces cartes proposent également ce service pour la Hongrie (euroShell, UTA) ou encore la Roumanie (UTA). LogPay offre lui ce service pour la Belgique et la France via l’UPTR.
A vous de juger si ces services délivrés par les cartes et leurs partenaires offrent plus d’avantages ou non que vos propres démarches.

 

Les cartes évoluent

  • IDS lance une carte à puce sans contact pour les transporteurs. Pour être lue, elle doit être maintenue devant le terminal de paiement. Une fois le code PIN composé, la transaction est autorisée par le serveur central. Cette carte n’a donc pas besoin d’être insérée dans un terminal de paiement, « ce qui rend les transactions plus sûres et plus rapides ».
  • Shell a implémenté de nouvelles fonctions anti-fraude à sa carte euroShell. Désormais, plusieurs types de comportements frauduleux peuvent être détectés pratiquement en temps réel et la carte peut être bloquée plus rapidement.
  • DKV prévoit d’étendre son service de récupération de la taxe sur les produits pétroliers à la Hongrie et à la Roumanie. DKV a aussi lancé il y a peu une carte carburant ‘neutre en CO²’ et remis à jour son application compatible iOS et Androïd. Cette app permet entre autres de comparer le prix du carburant dans toute l’Europe.
  • La carte LogPay est maintenant acceptée dans 200 stations supplémentaires en Europe, dont 14 nouvelles stations BP en France, et deux pays supplémentaires, l’Estonie et la Lituanie.

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