Transportmanagement.be

Nacalculatie geeft transportondernemers noodzakelijke kennis

 21/09/2017  Timothy Vermeir  Economie, Nieuwsbrief
Nacalculatie geeft transportondernemers noodzakelijke kennis

Wat is de rendabiliteit van een opdracht? Hoeveel marge hebt u als onderneming op een bepaalde klant? Welke losplaatsen zijn interessant, en welke kosten u meer dan ze opbrengen? Inzicht in dat soort cijfers is voor élke transportondernemer van groot belang. Het VIL lanceert een tool voor nacalculatie die bedrijven helpt om meer inzicht in hun business te krijgen.

 

Om te weten of een opdracht rendabel is, is het nodig te weten hoeveel de opdracht opbrengt, en hoeveel kosten er nodig waren. De opbrengst is eenvoudig genoeg: het is het bedrag op de factuur die u stuurt. Maar de kosten? Daar moet u rekening houden met heel veel factoren die voor een deel aan die bepaalde opdracht kunnen worden gekoppeld.

Om een en ander eenvoudiger te maken rekenen bedrijven best met normkosten. Dat zijn – zo luidt de definitie – ‘de gemiddelde kost rekening houdend met de totale populatie en de verhoudingen binnen de populatie’. Met andere woorden: in plaats van voor elke chauffeur, elke trekker, elke trailer de precieze kost per kilometer of per uur te berekenen, werkt u met gemiddelden. Zo komt u tot een normkost voor een eigen chauffeur, een gemiddelde kost per kilometer voor vrachtwagens van een bepaald type en zo voort.

Michael van Leeuwen, van het gespecialiseerde Nederlandse adviesbureau ELC, legt uit dat het belangrijk is álle kosten mee te nemen in de berekening van de normkost. “Voor de chauffeurskosten”, illustreert hij, “moet u rekening houden met de loonschaal, of het een eigen chauffeur is, een ingehuurde of een buitenlandse. U moet ook kijken naar onkosten en toeslagen, naar de overuren die iemand presteert en het ziekteverzuim. Zo komt u tot een berekening voor een bepaald type chauffeur voor een bepaald type werk.” Op een analoge manier komt u tot een normkost per uur voor een trekker, gebaseerd op het totaal aantal uur dat die operationeel is op een jaar.

Belangrijk om op te merken: Nacatrans – wat staat voor Nacalculatie Transport – neemt alleen de kosten verbonden aan het voertuig en de chauffeur in rekening. Andere kosten zoals die voor uw kantoorgebouw of de kosten verbonden aan de administratie van de onderneming, vallen buiten de scope, al houdt u die uiteraard ook best goed in de gaten.

Toewijzing van kosten

 Normkosten berekend? Dan kan u die gaan toewijzen aan bepaalde opdrachten. Uiteraard is dat makkelijker voor wie een container van Antwerpen naar Frankfurt brengt. Maar hoe gaat u te werk als één rit meerdere opdrachten voor verschillende klanten omvat?

Peter Lagey, die voor het VIL projectleider was voor het project Nacatrans, legt uit dat u voor elke activiteit – rijden, laden, lossen, rusten, file… – eerst moet kijken of die een kost voor de werkgever genereert – wettelijk verplichte rusttijden zijn bijvoorbeeld vaak onbetaald. In tweede instantie kan je kijken of de activiteit, en dus ook de kost, direct toewijsbaar is aan een opdracht. “Laden, lossen en wachten voor het lossen zijn duidelijk activiteiten die je rechtstreeks aan een bepaalde opdracht kan toewijzen”, legt hij uit. “Maar ’s ochtends aankoppelen of tanken kan u niet aan één bepaalde opdracht linken. En ook het rijden zelf is niet direct toewijsbaar, omdat het een gevolg is van de toevalligheid in de planning.” Met andere woorden: voorzag de planning dat er in een andere volgorde zou gelost worden, of om andere opdrachten samen te nemen in één rit, dan zouden de kosten per klant er anders uitzien – en dat lijkt helemaal niet logisch.

Om die niet direct toewijsbare kosten op te splitsen per opdracht, stelt het VIL voor om met een verdeelsleutel te werken die is gebaseerd op de afstand in vogelvlucht tussen laad- en losplaats van de opdracht, en in mindere of meerdere mate rekening te houden met de grootte van de lading. Peter Lagey benadrukt dat er véél discussies aan deze keuze zijn voorafgegaan, maar dat het belangrijk is om de knoop door te hakken.

Het resultaat van het Nacatrans-project is een tool, gebaseerd op Microsoft Excel, die transportondernemingen toelaat om op basis van de data uit hun boordcomputer en TMS, marges te gaan berekenen. Per opdracht, per klant, per bestemming.

“Onze tool levert op basis van data informatie aan”, besluit Peter Lagey. “Nacalculatie is een zuivere toepassing van activity based costing, wat op zijn beurt een onderdeel is van business intelligence. De informatie die wij aanleveren, moet leiden tot kennis over de opdrachten, en uiteindelijk acties van de transportondernemer. Uit de analyse met de rekentool kan bijvoorbeeld blijken dat de diensten die een bedrijf uitvoert voor een bepaalde klant, helemaal niet zo rendabel zijn als gedacht, dat lossen of laden op één specifieke site van een klant steeds hogere kosten genereert dan op andere sites. Oranje of rode knipperlichten kunnen ook wijzen op te lage tarieven, bijvoorbeeld bij klanten die al van generatie op generatie klant zijn, en waar tarieven destijds vanuit de buik waren afgegeven, en sindsdien enkel maar geïndexeerd werden”, besluit hij.

 

Els Moens (CB) : “Wij registreren alles”

“Of wij aan nacalculatie doen? Neen, toch niet in de strikte zin. Maar we gaan wél bepaalde aspecten nauw opvolgen”, zegt Els Moens, manager bij CB Logistics België. De onderneming verzorgt de nationale distributie van boeken, fashion- en health-producten.  “Zo volgen we de bewegingen in de kilometerheffing van nabij op, controleren we steeds op volumes die afwijken van wat overeengekomen was en waar we een toeslag op rekenen, en we indexeren onze tarieven volgens de ITLB-index. Dat laatste laat ons toe om ten opzichte van onze klanten de prijsverhogingen, onder meer in de diesel en km-heffing, door te rekenen.”

Belangrijk is dat CB gecombineerd vervoer doet, en klanten factureert per leveritem en/of per stop, legt Els Moens uit. “We berekenen de rendabiliteit dus niet per rit, maar zorgen dat inkomsten en uitgaven op jaarbasis in balans blijven.”

De berekeningen die CB België maakt, zijn vooral voor intern gebruik. “Wij registreren alles”, geeft Els Moens aan. “De kilometers die we afleggen, de kost per uur, laadeenheden per vrachtwagen, de gemiddelde kilometers per stop, wachttijden, palletstanden… Zo trachten we steeds de complexe stroom te optimaliseren en de interne efficiëntie te verhogen.  Interne processen verbeteren, gecombineerd met het sluiten van slimme partnerships zorgt voor een positieve bijdrage tot de resultaten van onze onderneming.”

Maar ook andere kosten komen naar boven dankzij grondige analyse van alle gegevens. Zo berekende de onderneming, die vanuit Zele werkt, dat de werken aan het op- en afrittencomplex in Lokeren op jaarbasis zo’n 130.000 euro zullen kosten aan extra brandstof en uren.

“We hebben hier één iemand die full time met dergelijke analyses bezig is. Het lijkt een grote investering, maar als je dat voor onze 35 vrachtwagens kan doen, spaar je veel overuren uit”, klinkt het tot slot.