Transportmanagement.be

BE-Trans (Truck ICT Award): vereenvoudiging administratie verhoogt productie met minder personeel

 11/08/2017  Yannick Haesevoets  Economie, Transport & Logistics Awards, Nieuwsbrief
BE-Trans (Truck ICT Award): vereenvoudiging administratie verhoogt productie met minder personeel

BE-Trans uit Geel investeerde de afgelopen jaren enorm veel in IT en mag zich dus terecht de winnaar van de Truck ICT Award noemen. “Ik geloof al lang niet meer in het verhaal van de transporteur met een aantal trucks achteraan in zijn schuur”, vertelt CEO Bert Vranckx aan Truck & Business.

Een prachtige nieuwbouw met uitzicht op de E313 en het Albertkanaal. BE-Trans heeft de wind in de zeilen om zijn jaarlijkse groei tussen 10 en 15 procent verder te zetten. Maar hoe komt dat nu eigenlijk? BE-Trans heeft de afgelopen jaren onder andere zijn administratie sterk vereenvoudigd en geautomatiseerd. Zo wordt op de dispatching iedere vracht op de voet gevolgd via een track & trace systeem waardoor de dispatcher een duidelijk overzicht krijgt van alle geplande ritten. “We werken momenteel op 8 schermen die continu gevolgd worden”, legt Bert Vranckx uit. “Ik geloof heel sterk in de toekomst van IT in transport. Iedereen kan aan transport doen. Maar de tijd dat transporteurs enkele vrachtwagens achteraan in de schuur hadden staan is al lang verleden tijd.”

Alles gescand

“Als je vooruit wil gaan, dan moet je stappen durven zetten. BE-Trans heeft 10 stappen vooruitgezet op vlak van IT. We zijn nu veel professioneler waardoor onze klanten hier mee van kunnen profiteren.” Bovendien worden de transportdocumenten (wekelijks 2.000 stuks) allemaal ingescand. De gescande barcodes, die gekoppeld zijn aan het document, zorgen ervoor dat alle documenten weggeschreven worden naar de juiste map mét de juiste bestandsnaam. Alle noodzakelijke documenten worden zo aan de bijhorende rit gekoppeld. Opzoeken van documenten of andere info werd zo serieus vereenvoudigd.

BE-Trans heeft zijn volledige archief gedigitaliseerd, waardoor facturen per direct verstuurd kunnen worden. “Tot voor kort werd de facturatie gedaan door één medewerker. Door de toenemende groei hebben we zopas een tweede medewerker aangenomen. Maar als je weet dat gelijkaardige transportbedrijven ongeveer 4 tot 5 medewerkers nodig hebben voor hetzelfde werk, dan doen wij dit dubbel zo snel.”

Zware investering

Van Roey, Trimble en Transline zijn de vast partners van BE-Trans. “We werken nu al ongeveer 10 jaar samen. Er is een perfecte verstandhouding tussen de vier partijen. Van Roey is onze netwerkbeheerder, Transline verzorgt het transportplanningspakket en Trible beheert de boordcomputers. Als er een probleem is, bespreken zij onderling hoe dit opgelost kan worden. Het zijn natuurlijk zware investeringen voor een transportbedrijf. Maar ik ben er zeker van dat ze lonen”, besluit de sympathieke CEO van BE-Trans, Bert Vranckx.

Het ICT brein van Bert Vranckx

BE-Trans is een bedrijf met 1001 nieuwe ideeën. Van waar komen die? “De meeste ideeën komen rechtstreeks van de planning en van mezelf. We analyseren elke dag wat er verbeterd kan worden in de praktijk en geven dit dan door aan onze IT-partners. Ik moet zeggen dat we momenteel meer ideeën hebben, dan zij er kunnen ontwikkelen (lacht). Dat maakt ons bedrijf zo boeiend. Iedereen werkt hier met hart en ziel. Ik zeg altijd: vanaf de dag dat ik moét komen werken, stop ik”, aldus Bert Vranckx.